ATA

CONCEITO
Ata é um “documento de registro” no qual se resumem reuniões e assembléias de entidades públicas ou particulares dele constando, portanto, fatos, ocorrências, decisões, resoluções, debates, votações, disposições, normas etc. A ata é a vida da empresa, reunindo todos os atos fundamentais da sua existência e trajetória no mundo empresarial e institucional.

O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Aliás, não se redige uma ata: lavra-se, que é o verbo empregado neste tipo de redação comercial ou oficial.

Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas e das manifestações de todos os participantes.

Em razão de seu valor jurídico, a ata deve ser lavrada de modo a evitar futuras modificações, razão pela qual não se admite rasuras ou emendas.

SECRETÁRIA X ATA
Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião.

Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.

ELABORAÇÃO
Geralmente, as atas são transcritas pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e rubricar todas as folhas do livro.

Quando o Livro de Ata estiver completo, ou seja, quando não houver mais folhas para escrever as atas, deverá ser feito o Termo de Encerramento e aberto um novo Livro Ata.

Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude.

Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia as quebras de linhas eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página;

Ao final da ata o espaço restante na linha deve ser completado com um traço;

Números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;

Sem emprego de abreviaturas ou siglas;

Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;

Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS

Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia as quebras de linhas eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página;

Ao final da ata o espaço restante na linha deve ser completado com um traço;

Números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;

Sem emprego de abreviaturas ou siglas;

Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;

Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima”;

Se a reunião não teve quórum, o secretário deve lavrar a ata assim mesmo, para que o fato fique registrado, sendo que o único fato a registrar é a própria falta de quórum.

Exemplo de ata para falta de quórum:
“Por falta de quórum não houve hoje, cinco de fevereiro de dois mil e nove, reunião de(o) ————-. Eu, (nome do secretário), lavro a presente ata que após lida e aprovada, será assinada. São Paulo, 10 de fevereiro de 2009.——”

Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o secretário.

PARTES DE UMA ATA

As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões cujos eventos se registram. Entretanto, as mais importantes e que mais freqüentemente aparecem, além do título e das assinaturas, são as seguintes:

Abertura
A abertura é feita com a indicação por extenso do dia, mês, ano e hora da reunião, além do local em que está sendo realizada.

Exemplo:
Aos vinte e cinco dias do mês de março de dois mil e nove, com início às quinze horas e trinta minutos, na sala de reuniões da Empresa XYZ, na Rua Alonso Vianna, ,nº 1254, São Paulo, SP. Reuniram-se…

Relação e identificação das pessoas presentes

Exemplo:
Reuniram-se, sob a presidência do Sr. Fulano de Tal e secretariada por Beltrana, os membros da Diretoria Financeira e os Gerentes Comerciais infra-assinados.

Ordem do dia
É o relato da reunião propriamente dita. A secretária deve narrar, em ordem cronológica, todos os assuntos tratados e suas decisões.

Exemplo:
Os senhores acionistas, por unanimidade de votos, deliberaram: Ratificar a aprovação do Balanço Patrimonial, Demonstrações Financeiras e Relatório da Administração relativos ao Exercício Social encerrado em 31 de dezenbro de 2008 e, em seguida, pela extinção das atividades da Filial localizada na Avenida Duque, uma vez que a medida atendia aos interesses da sociedade.

Fecho
O Fecho da ata não muda e ocorre quando todos os assuntos tiverem sidos narrados. Exemplo de Fecho:

Nada mais havendo a tratar, o Sr. Presidente encerrou a sessão e convocou outra sessão para o dia…, às … horas, quando serão julgados os recursos em pauta. E, para constar, lavrei a presente ata que subscrevo e vai assinada pelo Senhor Presidente depois de lida.
São Paulo, … de … de 2009.
(seguem as assinaturas)

Referências:
Almeida, Antonio Luiz Mendes de. Atenciosamente: manual prático de redação comercial e oficial. 5. ed. Garamond.

Campos, Augusto. Modelo de ata – Como secretariar reuniões com efetividade. Disponível em:

Medeiros, João Bosco. Redação Empresarial. São Paulo, Atlas, 1989.